Gi´- og få – feedback der virker

Tilbagemeldinger på hvordan du udfører din arbejdsopgave, kommunikerer med dine omgivelser eller udfylder din rolle på din arbejdsplads, er et uhyre effektive lærings- og udviklingsredskab. Samtidig er det noget, der kræver sin mand eller kvinde, det at kunne give og modtage feedback der virker.  Ofte går vi som katten om den varme grød, bliver vævende, henholdende eller får det slet ikke gjort. Andre gange falder vi i den modsatte grøft og bliver alt for hastige og hårde i vores udbrud.

IMG_3962

Det er ærgerligt! For feedback, hvor du – både som giver og modtager – lytter for at forstå og forbedre, virker. Feedback, som ledelsestilgang, som sparringsredskab, som kollegialt samarbejdsform og som indgang til egen læring og reflektion, er et uvurderligt værktøj.

Nedenfor finder du min tilgang, som jeg har tilegnet mig, med input fra dygtige chefer og kollegaer gennem årene. Kig med og se om du kan finde noget du kan bruge ….

Hvad er effektiv feedback

At give og modtage feedback der virker, er et håndværk der kan læres. Det kræver fokus, vedholdenhed, bevidsthed, respekt og træning – masser af træning, men er i sin kerne ikke  kompliceret at gå til. Feedback dækker i sin enkleste tilgang over en tilbagekobling og beskriver det princip i processtyring, hvor et senere trin i en proces, virker tilbage på et tidligere trin og påvirker dets aktivitet.

Effektiv feedback får du frem, når du konkret, konstruktivt, kritisk, kærligt og konsekvent skaber reflektion over tidligere trin i en given proces, med det formål at sikre forbedring og udvikling.

K som i ….

Huskeremser virker. Elementer af Halfdans Rasmussens ABC eller andre af barndommens vrøvlevers stadig sidder fast hos mange af os. Gode folk har før jeg brugt dette greb, også når det gælder feedback. Her får du min version, hvor det handler om at huske de 5 K’er:

  • Konkret 
    • Vær faktuel
    • Brug eksempler og brug dem friske
    • Vær klar og direkte på behovet og formålet
    • Fokuseret på den konkrete situation – medtag ikke “stort og småt”
  • Konstruktiv
    • Afsøg løsninger
    • Sikre handlinger
    • Vær fremadrettet
    • Se og tal i læringsperspektiv
    • Skræddersy til den enkelte
  • Kritisk
    • Hvorfor er det kritisk, i forståelsen – hvorfor er der behov for at give feedback
    • Kritisk i forstand hvad kan/skal gøres bedre
    • Kritisk kan også være anerkendende – at fastholde og lære af det, der virker
    • Vedholdende og positiv insisterende
    • Kritisk for forbedring af organisationen
  • Kærlig
    • Udvikling af den enkelte
    • Ud fra forståelsen af, at det kan lykkedes
    • Lyttende og anerkendende ift. indsats, engagement, vilje m.v.
    • Ingen skjulte dagsordner
    • Åben og nysgerrig
  • Konsekvent
    • Vedholdende – gør det til en vane
    • Skab rutiner – både når det er anerkendende og forbedrende
    • Efterspørg det – også ift. egne opgaver m.v.
    • Gør det 360 grader – både i forhold til chef – kollega – medarbejder

At lytte åbent

De 5 K’er angiver opmærksomhedspunkter og redskaber, du kan inddrage i din feedback praksis. Hvad der virker for dig i den givne situation, finder du ud af, når du arbejder med punkterne.

I samme grad som det at give feedback kræver træning, er det at modtage det med et åbent sind og undgå at falde i “forklar – forsvar fælden”, ikke nødvendigvis noget der kommer naturligt til os alle. Du kan arbejde målrettet med, hvordan du modtager feedback, simpelthen ved selv at efterspørge det i situationer og relationer.

Vil du blive klogere på, hvad barrieren kan være for modtageren, eller forstå hvorfor det kan være svært for dem du giver feedback, at optage det uden paraderne oppe, så læs f.eks. Harvard Business Review om emnet.

Og husk, anerkendende feedback gør glad, engagerer og skaber udvikling og forbedringer i forståelse af, hvad der virker godt. Feedback der adresserer det, der ikke virker eller skal forbedres, er mindst lige så virkningsfuldt og kan sprede stærk positiv udvikling, motivation og ejerskab.

Afgørende for effekten er imidlertid altid, at feedback gives respektfuldt, lyttende og med et ærligt udviklingsrettet formål.